MailSENSE è un sistema intelligente di gestione email che automatizza la ricezione, l'analisi e l'elaborazione delle comunicazioni con i clienti. Grazie all'integrazione con tecnologie di Intelligenza Artificiale, l'applicativo trasforma ogni email in dati strutturati e azioni concrete, ottimizzando i flussi di lavoro aziendali.
Il sistema analizza automaticamente il testo e gli allegati di ogni email in arrivo. Le comunicazioni vengono gestite a prescindere dalla lingua ed i dati opportunamente estrapolati e convertiti nella lingua utilizzata nell'applicativo.
Identifica e categorizza le richieste contenute nell'email come preventivi, ordini o richieste generiche (informazioni, supporto, ecc.).
Rileva automaticamente informazioni chiave come quantità, prodotti, specifiche tecniche e dettagli di contatto.
Identifica i clienti esistenti o crea nuove anagrafiche in caso di primi contatti.
Accesso immediato allo storico completo delle comunicazioni, preventivi e ordini.
Crea automaticamente bozze di preventivi basate sui contenuti delle richieste trasmesse via email.
Verifica la corrispondenza tra preventivi approvati e ordini ricevuti.
Invia comunicazioni immediate (conferme, richieste di informazioni aggiuntive).
Valuta automaticamente l'urgenza e la complessità delle richieste.
Visualizza in tempo reale il numero di ordini e preventivi da gestire in base allo stato (nuovi preventivi ed ordini da gestire, ordini in carico, preventivi da spedire…).
Elimina gli errori di trascrizione grazie all'elaborazione automatica.
Fornisce riassunti delle comunicazioni lunghe o complesse.
Analisi dettagliate su tempi di risposta, volume richieste, preventivi non accettati, dati dei clienti
Accedi alla dashboard principale per visualizzare immediatamente gli elementi che richiedono attenzione. Il sistema aggiorna costantemente lo stato delle richieste, consentendo una gestione efficiente e trasparente di tutti i processi comunicativi con i clienti.
Il sistema lavora anche quando gli utenti sono disconnessi e le email vengono ricevute ed elaborate in continuazione, garantendo che nessuna comunicazione venga persa e mantenendo la continuità operativa 24/7.
La Home page di MailSENSE offre una panoramica immediata delle attività principali e consente l'accesso rapido alle diverse sezioni operative. Di seguito sono descritte le funzioni accessibili direttamente dalla dashboard principale:
Qui puoi visualizzare e gestire tutte le richieste inviate dai clienti tramite email. MailSense offre una gestione automatizzata delle comunicazioni in entrata e trasforma le email ricevute in richieste strutturate, ordini e preventivi.
Il sistema analizza automaticamente il testo e gli allegati di ogni email in arrivo. Le comunicazioni vengono gestite a prescindere dalla lingua ed i dati opportunamente estrapolati e convertiti nella lingua utilizzata nell'applicativo. Questo processo intelligente consente di:
La schermata principale della sezione Richieste presenta una visualizzazione a griglia simile a un foglio Excel, che consente una rapida consultazione e gestione di tutte le richieste presenti nel sistema. Hai la facoltà, tramite apposito pulsante, di selezionare a tuo piacimento le colonne che desideri visualizzare, così da creare una vista adeguata e ottimale per le tue esigenze.
Ogni richiesta è caratterizzata da uno stato specifico, identificato visivamente nella griglia:
Il sistema applica automaticamente diversi parametri di classificazione e consente di attribuire tag di classificazione:
Per ogni richiesta nell'elenco, sono disponibili le seguenti azioni rapide:
Un aspetto fondamentale del sistema è la completa tracciabilità: dalla richiesta è sempre possibile risalire all'email originale e visualizzare tutti i dati di elaborazione, garantendo trasparenza e continuità informativa in ogni fase del processo.
In base alla classificazione effettuata, il sistema attiva automaticamente processi specifici:
Dedicata alla gestione completa del ciclo di vita degli ordini, questa sezione costituisce un elemento centrale delle operazioni quotidiane. Permette di visualizzare gli ordini esistenti, crearne di nuovi e monitorare con precisione lo stato di avanzamento di ciascun ordine durante tutto il processo produttivo.
La schermata principale della sezione Ordini presenta una visualizzazione a griglia simile a un foglio Excel, che consente una rapida consultazione e gestione di tutti gli ordini presenti nel sistema. Hai la facoltà, tramite apposito pulsante, di selezionare a tuo piacimento le colonne che desideri visualizzare, questa personalizzazione ti consente di focalizzarti sui dati realmente importanti per il tuo lavoro.
Gli ordini possono essere generati attraverso diversi canali:
Per ogni ordine presente nell'elenco, sono disponibili le seguenti azioni rapide:
Accedendo alla schermata di modifica di un ordine, è possibile visualizzare e aggiornare:
Quando un ordine viene generato automaticamente a partire da un preventivo accettato, il sistema esegue automaticamente un controllo di congruenza per verificare che le specifiche dell'ordine corrispondano esattamente a quanto preventivato. Eventuali discrepanze o incongruenze vengono evidenziate nel campo note interne, consentendo agli operatori di intervenire tempestivamente per risolvere potenziali problematiche.
La sezione Ordini dispone di potenti strumenti di filtro e ricerca che consentono di:
Gli ordini possono trovarsi in diversi stati, ognuno identificato da un colore distintivo:
Quest'area consente la gestione completa e avanzata dei preventivi durante tutto il loro ciclo di vita. Permette di creare, visualizzare e monitorare tutti i preventivi, garantendo un flusso di lavoro ottimale dalla richiesta iniziale fino alla potenziale conversione in ordine.
La schermata principale della sezione Preventivi presenta una visualizzazione a griglia, simile a un foglio Excel, che offre una panoramica immediata di tutti i preventivi presenti nel sistema. Hai la facoltà, tramite apposito pulsante, di selezionare a tuo piacimento le colonne che desideri visualizzare, questa personalizzazione ti consente di focalizzarti sui dati realmente importanti per il tuo lavoro. Per ciascun preventivo sono visualizzati i seguenti dati fondamentali:
I preventivi possono essere generati attraverso diversi canali:
Per ogni preventivo presente nell'elenco, sono disponibili le seguenti azioni rapide:
Accedendo alla schermata di modifica di un preventivo, è possibile visualizzare e aggiornare:
Prima dell'invio al cliente, ogni preventivo può essere sottoposto a un processo di validazione interna. Quando un referente interno approva il preventivo, modifica lo stato in "Da inviare", segnalando che il documento è pronto per essere trasmesso al cliente. Questo processo assicura che tutti i preventivi inviati rispettino gli standard qualitativi e commerciali dell'azienda.
La sezione Preventivi dispone di potenti strumenti di filtro e ricerca che consentono di:
I preventivi possono trovarsi in diversi stati, ognuno identificato da un colore distintivo:
Questa sezione rappresenta il cuore della gestione delle relazioni con i clienti, offrendo un'anagrafica completa e dettagliata. La visione cliente-centrica permette di accedere rapidamente a tutte le informazioni, lo storico delle comunicazioni e le attività commerciali associate a ciascun cliente, garantendo un approccio personalizzato e una gestione efficiente.
La schermata principale della sezione Clienti presenta una visualizzazione a griglia che permette di consultare rapidamente tutti i clienti presenti nel sistema. Per ciascun cliente vengono visualizzate le seguenti informazioni principali:
I profili cliente possono essere creati attraverso due modalità principali:
Per ogni cliente presente nell'elenco, sono disponibili le seguenti azioni rapide:
La scheda di dettaglio/modifica del cliente è organizzata in diverse sezioni per una gestione ottimale:
La scheda cliente offre una visione completa e centralizzata di tutte le interazioni e attività associate al cliente:
Questa organizzazione permette di avere una panoramica immediata della relazione con ciascun cliente, facilitando un approccio personalizzato e una gestione efficiente. Da qualsiasi elemento dello storico (preventivo o ordine) è possibile accedere direttamente alla relativa scheda completa, garantendo una navigazione fluida tra le diverse sezioni del sistema.
La sezione Clienti dispone di potenti strumenti di filtro e ricerca che consentono di:
Questa sezione fornisce accesso a report dettagliati e analisi sull'andamento delle attività. Puoi visualizzare statistiche su richieste, preventivi e ordini per monitorare le performance e prendere decisioni informate.
Il Pannello di Controllo è l'area dedicata alla configurazione dell'applicazione. Qui puoi personalizzare le impostazioni del sistema, gestire gli account utente e configurare vari parametri operativi per adattare MailSENSE alle tue esigenze specifiche.
La Home page di MailSENSE funge anche da cruscotto operativo, fornendo un monitoraggio in tempo reale dello stato degli ordini e dei preventivi. Questo permette di avere sempre sotto controllo le attività cruciali e intervenire tempestivamente dove necessario.
Accanto alle tile di accesso rapido "Ordini" e "Preventivi" sulla Home page, vengono visualizzati degli indicatori numerici. Questi contatori si aggiornano automaticamente ogni 20 secondi per riflettere la situazione corrente:
Questi indicatori colorati offrono una visione immediata del carico di lavoro e delle priorità.
Per un monitoraggio più approfondito direttamente dalla Home page, sono disponibili due griglie di dettaglio che mostrano in tempo reale:
Queste griglie offrono la possibilità di ordinare i dati per diversi criteri (es. data, cliente, stato) e dispongono di funzioni di ricerca integrate. Stato e priorità sono visivamente caratterizzati da colori differenti. Ciò consente agli utenti di individuare rapidamente ordini o preventivi specifici e monitorare in dettaglio cosa sta accadendo nel flusso operativo senza dover navigare nelle sezioni complete di Ordini e Preventivi.